Juan Luis Blat
Gerente Consultoría - TAyA
Gerente Consultoría - TAyA
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| Sistema Integral Gestión Tesorería - TAyA |
Consultamos las web de los bancos
para conocer los saldos diarios... consultamos en el sistema contable vencimientos
de facturas, órdenes de pago, efectos comerciales, etc. trasladando la
información a hojas de cálculo o a algún otro soporte, para
tratar de obtener posiciones de tesorería a muy corto plazo y que quedan desfasadas al poco tiempo...
Si
disponemos de un presupuesto de tesorería, en alguna hoja de cálculo, estará desvinculado de la información que tenemos en la posición de
tesorería. En el mejor de los casos, mensualmente, actualizaremos lo
presupuestado con lo realizado, siempre que tengamos la misma estructura de información en ambos modelos (presupuesto y posición de
tesorería) y esto no siempre sucede…
La
información de las operaciones financieras suele estar dispersa en hojas de cálculo, cuyos cuadros de amortización se actualizan manualmente a medida que se van realizando
disposiciones, amortizaciones, renovaciones de tipos, etc. No pocas veces, terminamos dando por bueno lo
que el banco nos aplica, basando el control a los bancos en revisar solo algunas de las liquidaciones y bastantes días después
del apunte bancario...
Situaciones
como estas, en mayor o menor medida, se suelen dar en muchas organizaciones y el problema se agrava considerablemente cuando
nos encontramos al frente de tesorerías más complejas, con diversidad de instrumentos financieros, posiciones en el extranjero,
grupos con tesorerías descentralizadas, distintos orígenes de datos a integrar, varios usuarios actualizando las mismas fuentes de datos, etc…
El
resultado que obtenemos en estos casos es un modelo de información muy parcial, donde empleamos
mucho más tiempo y recursos en tratar de recopilar datos que en gestionar
nuestra tesorería en base a una información actualizada y de calidad.
Sistema
de Gestión de Tesorería
El
Sistema de Gestión de Tesorería es el eje sobre el que debería girar toda la información
del área de tesorería, diseñado para integrar información con distintos orígenes y tratar diariamente un importante volumen de datos en muy poco tiempo para dar
respuesta a los requerimientos de información. Pero para que sea realmente eficaz, es necesario tener en cuenta algunas consideraciones:
- La parametrización y adaptación a la casuística particular de cada organización para obtener una óptima ejecución de los procesos (Integración con sistemas externos, criterios de conciliación y reglas para el tratamiento de los movimientos, tratamientos de apuntes como barridos y cash pooling, etc.)
- Estructura de información en base a las necesidades de gestión (estados previsionales, conceptos presupuestarios, canales de cobro y pago, códigos de proyecto, campos de información adicionales, etc.)
- Ejecución desasistida y automatismos de las tareas repetitivas que se realizan diariamente (conexión e integración de la información bancaria y contable, actualización de previsiones con apuntes reales, contabilizaciones automáticas, conciliaciones, actualización de datos de mercado, gestión de diferencias presupuestarias, etc.)
- Controles e indicadores de coherencia que garanticen el correcto tratamiento y ejecución de los distintos procesos.
Dependiendo
del tamaño, particularidades y complejidad de cada organización las necesidades
de gestión de un proceso a otro pueden variar. No obstante, no debemos olvidar que el objetivo final debería ser la integración
de todos ellos en una misma herramienta y aplicando procedimientos comunes, de lo contrario
las carencias de información podrían ser importantes no solo
para algunos procesos, sino también para el resto por la
interrelación que existe entre ellos.
Resumidamente
la información fundamental que se obtendría de una gestión de forma integrada sería:
- Posiciones Bancarias en base a la comunicación diaria con todas la entidades financieras.
- Posiciones de tesorería actualizadas, basadas en el cruce entre apuntes bancarios y previsionales con origen en las carteras de cobro y pago, operaciones financieras y estimaciones presupuestarias.
- Información de la posiciónde tesorería diferenciada por estados previsionales según los grados de certeza para gestionar en los distintos horizontes temporales (corto, medio y largo plazo)
- Información por conceptos presupuestarios e instrumentos de cobro y pago.
- Informes de Posición Neta de Tesorería. Actualización de las operaciones de financiación e inversión en base a los datos de mercado y actualización automática de previsiones en la posición de tesorería en un horizonte temporal deslizante.
- Información del Presupuesto Inicial de Tesorería y el Presupuesto Revisado obtenido automáticamente al contrastar lo inicialmente presupuestado con la información actualizada de la posición de tesorería tanto a pasado (Presupuesto Realizado) como a futuro ( Rolling forecast).
- Informes de gestión sobre los distintos procesos: Informes de posición, riesgos financieros, posiciones en divisas, documentos de conciliación bancaria, informes de operaciones contabilizadas en automático, etc.
- Indicadores e informes a nivel de cuadro de mando que permitan diagnosticar, planificar y controlar los objetivos del área de tesorería.
Como
conclusión, el sistema de gestión de tesorería, además de la herramienta informática,
lo componen toda una serie de buenas prácticas, procedimientos y tareas que
permiten ejecutar los distintos procesos de forma eficiente, teniendo en cuenta
las interrelaciones que todos ellos tiene entre sí, para obtener una información
actualizada y de calidad sobre la cual gestionar y tomar decisiones.
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Por mi experiencia, hay que considerar las particularidades de la empresa,desde el punto de vista de su operativa y de los sistemas, para buscar la herramienta que mejor se adapte a ellas. Después queda lo más difícil: parametrizarla para conseguir el equilibrio entre automatismos y control de transacciones, el detalle de la información que queremos para elaborar informes y realizar análisis,la integración con sistemas contables para automatizar la contabilización de apuntes... En esta parametrización radica gran parte de la utilidad que obtendremos.No podemos ovidar que esa herramienta no hace más que lo que le decimos que haga, por lo que es fundamental esa sistemación de procedimientos de control de coherencia y revisión sistemática de las previsiones y datos que introducimos. Nos ayuda a organizar la información, pero el análisis y la responsabilidad sobre la misma es nuestra. El tiempo que se gana con estas automatizaciones debe servir para conseguir una mayor calidad en el análisis y en el control de las transacciones.
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