La mayor parte de las tesorerías de las grandes empresas cuentan con un sistema de gestión de tesorería (SGT), entendiendo por tal, un programa informático especializado diseñado expresamente para cubrir los procesos que se deben gestionar en un departamento o unidad de tesorería, y no meros programas de conciliación bancaria, derivados de los programas contables.
Estos SGT, tienen una amplia implantación en numerosos países, entre ellos España, donde llevan dos décadas presentes en el mercado, siendo numerosas las empresas que cuentan con alguno de ellos.
El diseño de estos sistemas, sin embargo, en ocasiones está realizado exclusivamente para ofrecer la información relativa a la gestión de la posición (previsiones y seguimientos) y al control de las condiciones aplicadas por los bancos (fechas valor, comisiones y liquidaciones de intereses), pero carecen de una serie de herramientas como son los indicadores a los que nos vamos a referir, que resultan de gran ayuda para la mejora continua de la gestión de la tesorería. Estos indicadores de diagnóstico y control, deben ser fundamentalmente de tres tipos y conseguir otros tantos objetivos:
1. Ayudar en el control de la tesorería: Estos indicadores deberán avisarnos cuando se produzca una circunstancia en nuestra actividad diaria, que no se ajuste a los rangos de tolerancia que hayamos definido previamente.
2. Facilitar el diagnóstico de la tesorería: Tienen la finalidad de cuantificar el resultado de nuestra gestión y la capacidad de mejora que podemos conseguir en algunos aspectos de la misma.
3. Asegurar la coherencia de la información: Su misión es avisarnos cuando no se cumplan determinadas normas u objetivos de coherencia que hayamos establecido.
Su objetivo, por tanto, consiste en aportar información inmediata sobre determinados aspectos de la gestión de tesorería que sean de interés en nuestra empresa. Por esta razón, cada entidad deberá decidir cuáles son los que más le interesan y mejor se adaptan a sus necesidades particulares.
Es conveniente que estos indicadores, sean semafóricos, de forma que de un simple vistazo, a modo de “Check list”, podamos revisar un panel de control compuesto por una serie de indicadores que nos avisen cuando alguno de los parámetros qué hemos diseñado, no se ajuste a lo que habíamos planificado y se superan los márgenes de tolerancia establecidos.
El nivel del aviso o color del semáforo lo indicará también cada empresa en función de su operativa y volúmenes gestionados. Es decir, determinaremos el grado de desviación o nivel de tolerancia al que, una vez sobrepasado, queremos que estos indicadores nos avisen. De esta forma, sin necesidad de solicitar un informe específico - cosa que en muchas ocasiones, debido al enorme componente de “tesoreros bomberos” que incorporamos a nuestra actividad diaria, no tenemos tiempo de hacer, ya que las urgencias nos impiden en muchas ocasiones realizar el análisis y control diario de nuestras actividades con el tiempo y la calma que serían necesarios - sabremos que debemos revisar una actividad concreta y prestarle una especial atención ya que los datos obtenidos se desvían respecto al nivel que teníamos marcado como aceptable.
Indicadores de control de la primera categoría, que nos indican una desviación respecto a un objetivo, son los siguientes:
- Desviaciones entre los distintos niveles del presupuesto de tesorería
- Porcentaje de deuda no cubierta o fuera del objetivo
- Porcentaje de riesgo en divisas no cubierto o fuera de objetivo
- Desviaciones al presupuesto de gastos financieros
- Desviaciones en el negocio bancario comprometido
- Alerta sobre descubiertos
- Disponibles previstos
Los indicadores de diagnóstico, cuya misión es informar del resultado de nuestra actividad para ayudarnos a detectar oportunidades de mejora y a cuantificar el resultado de nuestra gestión, son los que se citan a continuación:
- Ahorros potenciales por saldos ociosos
- Cuantificación del error de distribución (provocado por una incorrecta asignación del negocio bancario)
- Coste / Rentabilidad real de los recursos financieros
- Coste de la relación bancaria
- Coherencia de los cash-flows del periodo con las variaciones de la tesorería neta (saldos/endeudamiento/inversiones)
- Coherencia de información similar proveniente de sistemas distintos.
Todos estos indicadores, que desarrollaremos en próximos artículos, deben incluirse en los sistemas de gestión que tengamos, y deberían incorporarse a los mismos como mejores prácticas de tesorería.
Es obvio que para conseguir una correcta gestión de la tesorería debemos contar con los sistemas de información adecuados, pues de ellos dependerá nuestra efectividad y capacidad de actuar conociendo todos aquellos elementos que puedan ayudar a adoptar la mejor decisión posible. Si tenemos un sistema de información que funcione correctamente, la elaboración de indicadores de control, diagnóstico y coherencia debe ser nuestro próximo objetivo a alcanzar.
En la actualidad algunos SGT empiezan a incorporar una serie de indicadores, siendo esto una de las prestaciones que los distinguen de su competencia. Esperemos que en el futuro todos los sistemas especializados en la gestión de tesorería los incluyan en sus distintas versiones.
Por último, algunos indicadores de coherencia que podemos incluir son del siguiente tenor:
• Coherencia de saldos presupuestarios
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