Una visión excesivamente contable de la unidad de tesorería dentro de la empresa, hace que cuando se plantean inversiones en programas informáticos de gestión económica y financiera, en la mayoría de los casos, se trate de paquetes y programas basados exclusivamente en la gestión contable y no en la gestión de tesorería.
Llama la atención que muchos ERP, indiquen en su publicidad que disponen de un módulo de gestión de tesorería. Después, la realidad demuestra que requieren de unos enormes desarrollos a medida para siquiera aproximarse a las mínimas prestaciones, herramientas y ayuda a la gestión de tesorería que proporciona un Sistema de Gestión de Tesorería (SGT) experto.
En alguna ocasión, he comentado con responsables comerciales de las empresas que tradicionalmente distribuyen y realizan implantaciones en España de programas especializados de gestión de tesorería - en la actualidad Sage (que compró a Concept), XRT (Cerg), TAYA, y alguna otra empresa - que tienen que aprender mucho de los responsables comerciales de algunos ERP. Estos últimos consiguen vender en ocasiones aplicaciones o módulos de gestión de tesorería que no existen, que nunca llegan a enseñar previamente a sus clientes y de las que nunca se hace un “piloto” para que el cliente se haga una idea de cómo va a cubrir el módulo sus necesidades .
De hecho, algunos consultores de prestigiosas e importantes empresas de consultoría, - insisto en el “algunos”, ya que otros en cuanto observan que una empresa en la que van a implantar un ERP, realiza una gestión de tesorería dinámica, desde el primer momento le aconsejan instalar un programa especializado de tesorería distinto del ERP, aunque relacionado con el mismo mediante interfaces - bien por un excesivo optimismo, bien por un desconocimiento del producto, bien por confiar excesivamente en lo que le han contado sin comprobarlo por sí mismo, o bien por un interés inapropiado, por facturar más horas de consultoría en el proyecto de implantación, recomiendan instalar el módulo de tesorería del ERP.
Todo ello en aras de la consabida necesidad de “integración” de todos los distintos programas de información dispersos y distintos que existen en las empresas, en uno solo, que va a cubrir “todas” las necesidades.
Esto suele acarrear diversos resultados posibles:
- Fracaso del proyecto.
- Implantación de un módulo no operativo y que por tanto no se va a utilizar.
- Aproximación a los requerimientos tras numerosos desarrollos informáticos a medida, con el inconveniente - además por supuesto del elevado coste y recursos que se deben utilizar - de que se realiza por personas expertas en ERP, pero no en SGT, que difícilmente aportan alguna buena práctica de tesorería novedosa a la empresa, y de que en muchas ocasiones se corre el riesgo de que queden desfasados si se produce una actualización de versión del ERP.
- Abandono del “módulo” de tesorería del ERP y adquisición, o vuelta a poner en funcionamiento en los casos en los que se abandonó por recomendación de los consultores de turno, el SGT que existía previamente.
Esto se produce en los casos en los que el resultado final sale a la luz, pues en algunas ocasiones, y todos conocemos algún caso, después de las cantidades de dinero gastadas, el tiempo, y el esfuerzo, cualquiera es el valiente que reconoce que no ha servido para nada y que se han desperdiciado los recursos de la empresa, tanto humanos como económicos.
En otros casos por el contrario, parece que todo marcha perfectamente, nadie se queja, y se sigue funcionando en teoría con el nuevo “módulo”. La realidad es que se ha vuelto a las hojas de cálculo, y el nuevo módulo solamente se utiliza para salvar la cara y de hecho se ha ocasionado una merma importante en la calidad de la gestión de tesorería. Pero esto llega a carecer de importancia en ocasiones, puesto que como los errores de tesorería no tienen reflejo contable, nada sucede. En ocasiones no queda ni rastro. De hecho se suele decir que muchos errores de gestión del tesorero, sólo los percibe él mismo, incluso solamente los entiende él mismo. Si las empresas supieran lo que le ha costado formar a sus tesoreros, nunca prescindirían de ellos. Aunque peor es el caos de aquellas empresas que siempre han prescindido de él y desconocen lo que una correcta gestión de tesorería les podría ahorrar.
El hecho es que los ERP no proporcionan una herramienta de calidad para la gestión de tesorería de las empresas. Partimos por tanto de la base de que una correcta gestión de tesorería, necesita contar con un Sistema de Gestión de Tesorería experto que le ayude en su actividad diaria y de control.
A pesar de ello, el grado de implantación y de utilización de Sistemas de Gestión de Tesorería distintos de los sistemas específicos de contabilidad no es elevado y muchas empresas no disponen de uno. En otros casos, algunas empresas que sí cuentan con un SGT los utilizan como meros sistemas transaccionales, que no aportan información añadida, con una reducida capacidad de emisión de informes, y con un grado de utilización muy limitado y reducido sin agotar las posibilidades de la herramienta. En muchas ocasiones terminan siendo meros sistemas de registro de operaciones y de conciliación de tesorería.
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