lunes, 9 de febrero de 2015

No te enredes con la Posición de Tesorería...

Juan Luis Blat.
Gerente Consultoría - TAyA
Para llevar a cabo una correcta gestión de la liquidez, las organizaciones deben ejecutar una serie de tareas destinadas a obtener su POSICIÓN DIARIA DE TESORERÍA.

No obstante, lograr este objetivo no es nada sencillo, se requiere de herramientas específicas y procedimientos adecuados. Por otro lado los elementos que la componen están en constante actualización y tienen distintos orígenes, convirtiendo el proceso en un verdadero quebradero de cabeza para muchos gestores que tratan de obtener una posición fiable y actualizada que permita anticipar tensiones de liquidez, en plazos relativamente cortos, desde una semana a tres meses.

Si nos centramos además en las posiciones a muy corto plazo, será necesario prever con mayor exactitud determinados elementos, dado que es la base para la correcta toma diaria de decisiones y en la que se sustenta una parte muy importante del resultado o beneficio que aporta el gestor de la tesorería.


¿Qué elementos necesitamos para obtener nuestra Posición de Tesorería?

La posición vendrá determinada por dos tipos de movimientos, los reales bancarios y los previsionales. No obstante, al no existir dos organizaciones iguales, tanto la calidad como el horizonte temporal de la información estarán condicionados al grado de implementación de otros procesos que afectan directamente información requerida.

1) Movimientos reales con origen en la información bancaria
A través de los sistemas de banca electrónica o las propias web de los bancos, podemos obtener diariamente el detalle de todos los movimientos reales cargados o abonados en las cuentas bancarias. Sin embargo estos saldos bancarios, no pueden ser tomados como referencia única para precisar la posición diaria, y debemos tener en cuenta:
  • La primera consideración es que los saldos bancarios que deben formar parte de nuestra Posición de Tesorería deben ser en fecha valor, para poder tomar las decisiones en base al mismo criterio empleado en las liquidaciones de las cuentas.
  • En los extractos recibidos en un día concreto, no figuran las operaciones a realizar en ese mismo día.
  • Hay movimientos cuya  fecha valor es anterior a la fecha de operación bancaria. Estos registros, modificarán saldos anteriores a la fecha del día sobre los que ya  no se puede tomar ninguna decisión.
2) Previsiones confirmadas
Son operaciones cuyo posicionamiento no ofrece, a priori, excesiva dificultad dado que la orden de realización parte de la propia organización. El importe y la fecha de cargo/abono, son conocidos (remesas de pago como las transferencias emitidas, los ingresos de cheques, los pagarés con cargo fecha de vencimiento, etc.). 
Un primer paso para su obtención será recuperar el detalle de estas operaciones a través de interfaces con los sistemas contables bien de los registros de cuentas a cobrar como de cuentas a pagar.

Por otro lado tendremos los vencimientos más inmediatos de aquellas operaciones con origen en el Plan de Tesorería (pago de nóminas, impuestos y tributos, partidas extra presupuestarias, etc.) incluyendo aquí también las operaciones con origen en el Plan Financiero (disposiciones, amortizaciones e intereses).

3) Previsiones no confirmadas:
Forman parte de este último apartado aquellas estimaciones cuyo ingreso/pago aún no se ha ordenado al banco por parte de la Tesorería. Podemos encontrar distintos grados de certeza en estas previsiones, desde las previsiones inciertas en importe pero no en fecha, como el caso de los impagados sobre determinadas remesas a un vencimiento, a previsiones inciertas en importe y fecha, como los recibos de suministros, derechos de cobros, etc.

Algunas de estas previsiones tendrán inicialmente su origen en las estimaciones del Plan de Tesorería, si bien a medida que se van concretando a través de los distintos registros como pedidos, albaranes, registro de facturas, facturas conformadas, facturas bloqueadas, etc. (o fases de Autorización, Disposición y Ordenación en las administraciones) deben ser recuperados a través de interfaces con el sistema contable. 

Principales tareas para gestionar la Posición de Tesorería

Identificados estos elementos básicos que formarán parte de nuestra posición, vamos a enumerar las principales tareas que tienen lugar en el Sistema de Gestión de Tesorería para visualizar los distintos horizontes temporales: Posición Realizada, Posición Confirmada y Posición Estimada.
  1. Integración diaria de los movimientos bancarios en el SGT (Sistema de Gestión de Tesorería) a través de ficheros normalizados  (N43, Swift MT940, etc.) o desde hojas de cálculo habilitadas para carga apuntes bancarios.
  2. Integración diaria de previsiones confirmadas con origen en el sistema contable.
  3. Integración y actualización diaria de previsiones no confirmadas clasificadas por sus distintos estados de certeza  con origen en el sistema contable.
  4. Ajuste de estimaciones presupuestarias con origen en el Plan de Tesorería.
  5. Conciliación automática de movimientos bancarios con previsiones confirmadas para ir ajustando nuestra Posición Confirmada a la Posición Realizada en bancos.
  6. Cierre de la posición diaria, en fecha valor y primera hora de la mañana, para la toma de decisiones que permitan cumplir los objetivos de gestión, evitando descubiertos, saldos contrarios o saldos ociosos:

  •     Decisiones de traspasos, compra-venta de divisas,  asignación de cobros/ pagos. 
  •     Controlar saldos/cuentas operativas y secundarias.
  •     Detectar errores, controlar las condiciones pactadas, comisiones y cargos indebidos, etc.
  •     Anticipar situaciones de liquidez y la toma de decisiones de financiación o colocación de excedentes de tesorería. 

Como conclusión, segmentar la Posición de Tesorería según los grados de certeza proporciona al gestor distintas visiones (Posición Realizada, Posición Confirmada, Posición Estimada) lo que aporta una mayor racionalidad en la toma de decisiones, permitiendo:
  1. Seleccionar aquellos elementos según la necesidad de información y horizonte temporal.
  2. Facilita la detección de carencias en la información y permite tomar acción para mejorar la calidad de las previsiones.
  3. Permite analizar desviaciones presupuestarias en base al análisis de la Posición Realizada.
  4. Mejora en el resultado financiero derivado de optimizar la Posición Confirmada en fecha Valor.
  5. Anticipar de forma eficaz las necesidades de tesorería en base la Posición Estimada a mayor plazo.
Juan Luis Blat.
Gerente Consultoría - TAyA

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