viernes, 9 de enero de 2015

¿Cómo mejorar la gestión de la información bancaria?

Articulo ofrecido por TAyA


En el día a día, en los departamentos de tesorería de Empresas y Administraciones se realizan un gran número de gestiones relativas a consultas sobre los movimientos que se han producido en las cuentas bancarias de las que son responsables.

En muchos casos, los sistemas de banca electrónica que ponen a disposición de sus clientes las entidades financieras, nos pueden proporcionar este servicio. No obstante la carga de trabajo para el departamento de tesorería sigue siendo importante al no poder acceder a la información de forma consolidada para todos los bancos y tener que acceder banco por banco y cuenta por cuenta. 

Además en los accesos a través de las web del banco nos encontramos con las particularidades en la estructura e informes, tener que gestionar un elevado número de claves de usuarios, limitación en el histórico de datos ofrecidos, etc. Esta situación se agrava a medida que aumenta el número de empresas, entidades y de cuentas con las que se trabaja.

Como solución, los sistemasde gestión de extractos (uno de los componentes esenciales de un SGT - Sistemade Gestión de Tesorería) integran en una única plataforma la visualización y búsqueda de movimientos de cualquier cuenta.  Además permiten un importante ahorro de tiempo al realizar la integración de forma programada y suministrar, sin errores, la información bancaria al resto de procesos de tesorería.

El proceso de la gestión de extractos

Como hemos anticipado, consiste básicamente en la obtención diaria de los movimientos de todas las cuentas con las que opera una Empresa o Administración. Esta tarea, que tradicionalmente se realizaba de forma manual, se realiza de manera programada, cargando los ficheros de los extractos (N43, Swift MT940, etc.) obtenidos a primera hora de la mañana a través de los sistemas de comunicación bancaria en el Sistema de Gestión de Tesorería.

El sistema de gestión de extractos debe además realizar un análisis de los extractos bancarios que se reciben, realizando controles previos exhaustivos (coherencia de saldos, coherencia de fechas y estructura del fichero) que eviten la carga de ficheros incorrectos en nuestros sistemas de información (SGT o ERP) evitando así errores posteriores en las conciliaciones bancarias o en el proceso de gestión de la posición diaria de tesorería.

Resumidamente, podemos detallar las principales tareas de este proceso:

1) Integración diaria y de manera desasistida de los extractos bancarios recibidos mediante formatos normalizados, realizando exhaustivos controles de saldos, fechas y estructura para asegurar la coherencia de los datos.

2) Consulta de saldos en fecha operación y en fecha valor por cuenta o consolidados.

3) Búsqueda rápida de movimientos entre todas las cuentas almacenadas en el histórico.

4) Proporcionar el detalle de movimientos bancarios  al resto de funcionalidades recogidas por el SGT para la ejecución de otros procesos como por ejemplo la contabilización de operaciones bancarias, las conciliaciones o arqueos de caja y la obtención de la posición diaria de tesorería. Ademas será el origen de la información para determinados indicadores de procesos que nos permitirán realizar un seguimiento de su eficiente ejecución y la obtención de los distintos informes relativos a las posiciones en bancos a nivel de empresa y consolidados.

No debemos olvidar otras funcionalidades como pueden ser estadísticas y los informes de seguimiento del reparto del negocio bancario y las liquidaciones de cuentas para controlar el correcto cumplimiento de las condiciones pactadas.

Si quieres contribuir con tu experiencia y punto de vista sobre este tema puedes hacerlo en el apartado de comentarios. Para facilitar su difusión y participación en otros debates, te animamos a que lo compartas. Muchas Gracias.



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