martes, 9 de diciembre de 2014

¿Como optimizar el proceso de contabilización desde el departamento de Tesorería?

Juan Tena
Gerente CAP- TAyA

La Tesorería dentro de la empresa

El departamento de Tesorería juega un papel fundamental dentro de la empresa. Entre las funciones más destacados se encuentra elaborar el plan de tesorería a corto, medio y largo plazo, negociar y controlar las condiciones bancarias, gestionar los cobros y los pagos realizándolos en la fecha que les corresponde y seleccionar los instrumentos financieros de inversión y financiación más adecuados para la empresa en base a criterios como el de rentabilidad/coste o disponibilidad.
Sin embargo, el departamento de Tesorería en una empresa dinámica y actual no es un departamento aislado. Una de las condiciones para que la Tesorería alcance su objetivo es que esté relacionada con todas las áreas de la empresa: compras, producción, distribución, ventas,  marketing y, por supuesto, contabilidad.

Los movimientos bancarios

La recepción de los ficheros de extractos bancarios así como su integración en el software de gestión de tesorería, hacen de la tesorería la principal fuente de información de las operaciones bancarias de la empresa.
Lógicamente esas operaciones deben de contabilizarse, entre otros motivos, para alcanzar el objetivo de elaborar las cuentas anuales y que estas expresen la imagen fiel de la empresa. Y suele ser la Tesorería quien realiza este proceso de contabilización de las operaciones bancarias y financieras por ser quien posee la información.

Evidentemente, cuando se trata de pocas operaciones, la contabilidad de las mismas se puede realizar manualmente sin que la carga de trabajo administrativo sea excesiva o sin que requiera un esfuerzo adicional de las personas que forman parte del departamento de tesorería. Sin embargo, en ocasiones esto no suele ser así. Pensemos, por ejemplo, en los cobros por recaudación de impuestos que realizan los ayuntamientos o los cobros por tarjetas que realizan las empresas de distribución.

En estos casos, la gran cantidad de operaciones así como la necesidad de identificar cada una de ellas hace que sea una tarea que consuma gran cantidad de recursos, tanto humanos como materiales.
Se trata pues, de una operativa repetitiva y necesaria, pero que no aporta valor añadido a la gestión de tesorería y por tanto, tendremos que analizar para lograr su optimización.

Optimización de la contabilización de operaciones bancarias.

Debemos contabilizar el máximo de operaciones bancarias con el mínimo de recursos, ¿cómo?: mediante su automatización

Debemos ser capaces de automatizar al máximo el proceso de contabilización de las operaciones bancarias. Para lograrlo, debemos realizar una serie de pasos:

1) En primer lugar, identificar aquellos movimientos susceptibles de realizar una contabilización automática de los mismos. No obstante, no todos los movimientos bancarios los contabilizaremos de manera automática. Unos porque deseamos tener un alto grado de control sobre ellos y otros porque desconocemos su origen o destino.

Otros sí podremos contabilizarlos de manera automática. Por ejemplo, los traspasos entre cuentas, las comisiones bancarias, los cobros masivos derivados de los tributos municipales o los cobros por tarjetas de crédito, las operaciones de amortización de un préstamo, etc

2) A continuación, definiremos el patrón de asiento al que corresponde a cada operación, evitando en la medida de lo posible la utilización de cunetas puente. Debemos ser capaces de identificar, a la hora de definir los asientos contables, que cuentas contables intervienen y utilizarlas.

3) Seguidamente, parametrizaremos en nuestro software de tesorería que movimientos vamos a contabilizar, los asientos que se realizarán así como los casos que podremos encontrarnos. A partir de dicha parametrización generaremos un fichero con los asientos a realizar.

Y finalmente, automatizaremos la generación de dicho fichero. Esta extracción debe ser parte de los procesos automáticos que realiza nuestro software de tesorería, igual que la integración de los extractos bancarios, integración de previsiones, etc.

Beneficios de la contabilización automática

Los beneficios de la automatización serán inmediatos: Reducción de recursos empleados en esta tarea, eliminación de errores asociados al proceso de contabilización. Utilización de tiempo y recursos en otras tareas másproductivas, mejorando de esta manera  la tesorería como centro generador de beneficios para la empresa.

Si quieres contribuir con tu experiencia y punto de vista sobre este tema puedes hacerlo en el apartado de comentarios. Para facilitar su difusión y participación en otros debates, te animamos a que lo compartas. Muchas Gracias.

Compartir en Linkedin

No hay comentarios:

Publicar un comentario

Entrada destacada

FINANCIEROS CORPORATIVOS TESORERIA.COM - GRUPO LINKEDIN

Si te interesa la Tesorería y Finanzas Corporativas. Compartir conocimientos y experiencias profesionales. Contribuir a la difus...