Juan Tena
Gerente CAP- TAyA
La Tesorería dentro de la empresa
El departamento de Tesorería juega
un papel fundamental dentro de la empresa. Entre las funciones más
destacados se encuentra elaborar el plan de tesorería a corto, medio y largo
plazo, negociar y controlar las condiciones bancarias, gestionar los cobros y
los pagos realizándolos en la fecha que les corresponde y seleccionar los
instrumentos financieros de inversión y financiación más adecuados para la
empresa en base a criterios como el de rentabilidad/coste o disponibilidad.
Sin embargo, el departamento de
Tesorería en una empresa dinámica y actual no es un departamento aislado. Una
de las condiciones para que la Tesorería alcance su objetivo es que esté
relacionada con todas las áreas de la empresa: compras, producción,
distribución, ventas, marketing y, por
supuesto, contabilidad.
La recepción de los ficheros de
extractos bancarios así como su integración en el software de gestión de tesorería, hacen de la tesorería la principal fuente de información de las
operaciones bancarias de la empresa.
Lógicamente esas operaciones
deben de contabilizarse, entre otros motivos, para alcanzar el objetivo de
elaborar las cuentas anuales y que estas expresen la imagen fiel de la empresa.
Y suele ser la Tesorería quien realiza este proceso de contabilización de las
operaciones bancarias y financieras por ser quien posee la información.
Evidentemente, cuando se trata de
pocas operaciones, la contabilidad de las mismas se puede realizar manualmente
sin que la carga de trabajo administrativo sea excesiva o sin que requiera un
esfuerzo adicional de las personas que forman parte del departamento de
tesorería. Sin embargo, en ocasiones esto no
suele ser así. Pensemos, por ejemplo, en los cobros por recaudación de
impuestos que realizan los ayuntamientos o los cobros por tarjetas que realizan
las empresas de distribución.
En estos casos, la gran cantidad
de operaciones así como la necesidad de identificar cada una de ellas hace que sea
una tarea que consuma gran cantidad de recursos, tanto humanos como materiales.
Se trata pues, de una operativa
repetitiva y necesaria, pero que no aporta valor añadido a la gestión de
tesorería y por tanto, tendremos que analizar para lograr su optimización.
Optimización de la contabilización de operaciones bancarias.
Debemos contabilizar el máximo de
operaciones bancarias con el mínimo de recursos, ¿cómo?: mediante su automatización. Debemos ser capaces de automatizar al máximo el proceso de contabilización de las operaciones bancarias. Para lograrlo, debemos realizar una serie de pasos:
1) En primer lugar, identificar aquellos
movimientos susceptibles de realizar una contabilización automática de los
mismos. No obstante, no todos los movimientos bancarios los contabilizaremos de manera
automática. Unos porque deseamos tener un alto grado de control sobre ellos y
otros porque desconocemos su origen o destino.
Otros sí podremos contabilizarlos de manera automática. Por ejemplo, los
traspasos entre cuentas, las comisiones bancarias, los cobros masivos derivados
de los tributos municipales o los cobros por tarjetas de crédito, las
operaciones de amortización de un préstamo, etc
2) A continuación, definiremos el patrón de asiento
al que corresponde a cada operación, evitando en la medida de lo posible la
utilización de cunetas puente. Debemos ser capaces de identificar, a la hora
de definir los asientos contables, que cuentas contables intervienen y
utilizarlas.
3) Seguidamente, parametrizaremos en nuestro
software de tesorería que movimientos vamos a contabilizar, los asientos que se
realizarán así como los casos que podremos encontrarnos. A partir de dicha
parametrización generaremos un fichero con los asientos a realizar.
Y finalmente, automatizaremos la generación de dicho
fichero. Esta extracción debe ser parte de los procesos automáticos que realiza
nuestro software de tesorería, igual que la integración de los extractos
bancarios, integración de previsiones, etc.
Beneficios de la contabilización automática
Los beneficios de la automatización
serán inmediatos: Reducción de recursos empleados en esta tarea, eliminación de errores asociados al proceso de
contabilización. Utilización de tiempo y recursos en otras tareas másproductivas, mejorando de esta manera la
tesorería como centro generador de beneficios para la empresa.
Si quieres contribuir con tu experiencia y punto de vista sobre este tema puedes hacerlo en el apartado de comentarios. Para facilitar su difusión y participación en otros debates, te animamos a que lo compartas. Muchas Gracias.
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