¿Como mejorar la eficiencia del departamento de Tesorería?

Juan Luis Blat
Gerente Consultoría, TAyA

Las Organizaciones, ya sean empresas o administraciones públicas, se ven sometidas a realizar ajustes en sus estructuras a lo largo del tiempo, las áreas administrativo-financieras y en particular los departamentos de tesorería no son ajenos a dicha circunstancia.

Por la parte que nos toca, cuando se dan etapas de crecimiento y por tanto aumenta considerablemente la carga de trabajo en el departamento de tesorería, no en pocas ocasiones se intenta resolver el problema sin incrementar los recursos disponibles (tanto humanos como tecnológicos para la optimización de procesos). De la misma forma sucede cuando las circunstancias han obligado a reducir los recursos como ha venido sucediendo en estos últimos años.

Esto puede derivar, suponiendo que seamos capaces de ir atendiendo las obligaciones más inmediatas, en una “falsa eficiencia”. En muchos de los casos los recursos se terminarán dirigiendo a las tareas más administrativas, necesarias y obligatorias,  pero con un menor valor añadido (conciliación de bancos, tareas contables, resolver errores e incidencias bancarias, perseguir facturas para pagos, apoderados para firmas, etc.), dejando en un segundo plano aquellas tareas propias del cash management.

En cualquier caso, el coste que implica para cualquier organización el no tener correctamente dimensionado y preparado al departamento de tesorería para alcanzar los objetivos de gestión son más que elevados, viéndose afectada no solo la cuenta de resultados si no la propia capacidad de planificar y anticipar escenarios de liquidez.

A continuación enumeramos algunos de estos procesos y sub procesos que iremos abordando de forma más detallada en próximos posts y que todo departamento de tesorería debería analizar para asegurar una gestión eficiente a través del Sistema de Gestión de Tesorería (SGT):

1.- Actualmente existen plataformas de comunicación que permiten adaptarse a las necesidades de cada organización, desde la recepción de N43 hasta plataformas globales de ventana única que permiten la recepción y envío de cualquier formato bancario nacional o internacional, incluyendo sistema de firma electrónica. El departamento de Tesorería obtiene de esta forma una visión de sus posiciones bancarias sin retrasos.

2.- La contabilización deoperaciones bancarias. El objetivo es reducir al mínimo la contabilización de operaciones forma manual por parte del departamento de Tesorería. Así operaciones como traspasos ente cuentas, operaciones financieras (intereses, amortizaciones, disposiciones, comisiones, devengos), compra venta divisas, determinadas operaciones de cobros, cargos por domiciliaciones, compensación de pagarés o confirming, etc.  son identificados en el SGT y contabilizados en automático en el ERP.

3.- Gestión de la posición contable a través de la conciliación de movimientos bancarios y contables. Nuestro objetivo será llevarlas “al día”, con herramientas específicas integradas en el SGT para poder conciliar por cualquier campo de información. El objetivo a alcanzar son valores de conciliación entre un  70% - 80% en automático y minimizando la posibilidad de errores.

4.- La posibilidad de ejecutar determinados procesos de forma unificada, como el caso de la conciliación de la posición contable y la posición de tesorería a través de una conciliación única para ambas posiciones, cuando esto sea recomendable. Requiriéndose para esto que el SGT recoja esta funcionalidad.

5.- Automatización de tareas en el SGT susceptibles de ejecutarse automáticamente de forma programada y desasistida, antes que el propio departamento empiece su jornada de trabajo, por ejemplo:

·  La recepción e integración de los ficheros bancarios.

·  Integración de la información con origen en el ERP, tanto previsiones como movimientos contabilizados.

· Ejecutar de forma desasistida las tareas de conciliación automática tanto para obtener la posición de tesorería (ficha de posición) como la posición contable (documento de conciliación).

·  Tareas de sincronización de parámetros cuyo objetivo es la parametrización inicial en una única plataforma desde la cual se exporten al resto de herramientas.

·  Automatización de informes e indicadores de cuadros de mando.

Para alcanzar un alto grado de automatismo es necesario realizar un seguimiento a través de indicadores para verificar su correcta ejecución además de otros que nos garantizarán la coherencia de la información tanto interna como con sistemas externos.

Si conseguimos que el departamento de tesorería no sea ese “departamento para todo” dentro del área financiera, delimitando las funciones y tareas que deben realizar sus miembros y dotándolo de las herramientas necesarias para la ejecución de los principales procesos alcanzaremos nuestros objetivos de una forma eficiente, poniendo en valor las funciones del departamento y dejando de ser básicamente un “departamento de bancos”.

Si quieres contribuir con tu experiencia y punto de vista sobre este tema puedes hacerlo en el apartado de comentarios. Para facilitar su difusión y participación en otros debates, te animamos a que lo compartas. Muchas Gracias.

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