Juan Luis Blat
Gerente Consultoría - TAyA
Las conciliaciones bancarias
sigue siendo uno de los procesos que requiere una parte importante de los recursos
que disponen los departamentos de tesorería. Los documentos de conciliación ( o actas de arquero para las AA.PP) nos
informan a una fecha de los saldos bancarios y contables así como el
detalle de movimientos en bancos, pendientes de contabilizar y los movimientos
en contabilidad que están pendientes de procesar por los bancos.
Los saldos teóricos, resultado de sumar a los saldos los movimientos pendientes
de conciliar, deberán coincidir siempre.
Conviene recordar que son
documentos necesarios, tanto como herramienta de control interno como
requerimiento de información externa, como son el caso de las auditorias. Por
otra parte la conciliación permite detectar errores contables y bancarios, permitiendo realizar las oportunas reclamaciones, si se identifican con la
suficiente rapidez.
El proceso de conciliación
debería realizarse con una frecuencia mucho mayor a la habitual conciliación
mensual una vez cerrado el mes contable, como sucede en el mejor de los casos en muchas empresas y organismos. Lo que plantemos es conciliar semanalmente, o incluso a diario, evitando
así el consiguiente “atracón” de las conciliaciones, donde en muchos casos las
incidencias y errores se están detectando con
más de un mes de retraso desde su registro.
¿Cómo lograr llevar nuestras conciliaciones al día?
Lo primero será conciliar forma automática la mayor parte de los apuntes. Los
movimientos contabilizados durante el día anterior se integran en el SGT(Sistema Gestión de Tesorería) a primera hora de la mañana. Lo mismo sucede con
los movimientos bancarios recibidos de las entidades financieras a través de
ficheros (CSB, Swift, etc.). Tras la integración se ejecutan una serie de
reglas o criterios que permiten asociar y conciliar los movimientos contables
con los bancarios.
Estos pasos pueden programarse para realizarse de forma desasistida, de
forma que solo nos preocupemos de revisar las operaciones que van quedando
pendiente de conciliar cada día.
Es importante señalar que los
criterios de conciliación deben limitar cualquier
posibilidad de error (por ejemplo cuando hay apuntes que se repiten con
un mismo importe) permitiendo conciliar por cualquier campo de información
contable o bancaria, como el número de cheque o de pagaré, números de referencia,
descriptivos de texto, etc. Además de la conciliación agrupada, para conciliar bloques de apuntes.
¿Qué porcentaje de partidas conciliamos en automático?
Si al final resulta que la
mayoría de los apuntes se concilian manualmente, implica que seguimos
destinando una parte importante de los recursos a
realizar tareas manuales, aunque sea mediante de una aplicación informática…
Es importante llevar un
seguimiento a través de indicadores de procesos que nos permitan:
1) Identificar rápidamente importes y antigüedad
de las partidas pendientes de conciliar.
2) Que
los saldos contables, bancarios y teóricos son correctos en todo momento.
3) Detectar desviaciones
frente a unos porcentajes óptimos de
conciliación automática (entre el 80% al 90% según los casos).
Conviene recordar que la
codificación bancaria puede sufrir cambios debido a fusiones, incorporación de
nuevos bancos, cambios en los procedimientos internos de contabilización, etc.
por lo que habrá de realizar un seguimiento a los porcentajes automáticos, para no alejarnos de estos valores
óptimos para ajustar o añadir criterios en caso de ser necesario.
Lo que perseguimos en última instancia
con estas mejoras será:
1) Identificar y corregir cualquier error contable
o bancario de forma inmediata. Dado que podemos ir realizando conciliaciones periódicas a medida que se van registrando las operaciones, no será necesario esperar al cierre del mes para empezar a conciliar.
2) Tener los registros contables de bancos actualizados, de forma que las cuentas reflejen la imagen fiel de la empresa.
2) Tener los registros contables de bancos actualizados, de forma que las cuentas reflejen la imagen fiel de la empresa.
En definitiva, ser más eficientes en la ejecución de tareas administrativas, empleando mucho menos tiempo y liberando recursos hacía otras tareas propias del área con un mayor componente de gestión y valor añadido.
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