lunes, 15 de diciembre de 2014

¿Cómo y con qué periodicidad estamos realizando las conciliaciones bancarias?

Juan Luis Blat
Gerente Consultoría - TAyA

Las conciliaciones bancarias sigue siendo uno de los procesos que requiere una parte importante de los recursos que disponen los departamentos de tesorería. Los documentos de conciliación ( o actas de arquero para las AA.PP) nos informan a una fecha de los saldos bancarios y contables así como el detalle de movimientos en bancos, pendientes de contabilizar y los movimientos en contabilidad que están pendientes de procesar por los bancos. Los saldos teóricos, resultado de sumar a los saldos los movimientos pendientes de conciliar, deberán coincidir siempre.


Conviene recordar que son documentos necesarios, tanto como herramienta de control interno como requerimiento de información externa, como son el caso de las auditorias. Por otra parte la conciliación permite detectar errores contables y bancarios, permitiendo realizar las oportunas reclamaciones, si se identifican con la suficiente rapidez.

El proceso de conciliación debería realizarse con una frecuencia mucho mayor a la habitual conciliación mensual una vez cerrado el mes contable, como sucede en el mejor de los casos en muchas empresas y organismos. Lo que plantemos es conciliar semanalmente, o incluso a diario, evitando así el consiguiente “atracón” de las conciliaciones, donde en muchos casos las incidencias y errores se están detectando con más de un mes de retraso desde su registro.

¿Cómo lograr llevar nuestras conciliaciones al día?

Lo primero será conciliar forma automática la mayor parte de los apuntes. Los movimientos contabilizados durante el día anterior se integran en el SGT(Sistema Gestión de Tesorería) a primera hora de la mañana. Lo mismo sucede con los movimientos bancarios recibidos de las entidades financieras a través de ficheros (CSB, Swift, etc.). Tras la integración se ejecutan una serie de reglas o criterios que permiten asociar y conciliar los movimientos contables con los bancarios.

Estos pasos pueden programarse para realizarse de forma desasistida, de forma que solo nos preocupemos de revisar las operaciones que van quedando pendiente de conciliar cada día.

Es importante señalar que los criterios de conciliación deben limitar cualquier posibilidad de error (por ejemplo cuando hay apuntes que se repiten con un mismo importe) permitiendo conciliar por cualquier campo de información contable o bancaria, como el número de cheque o de pagaré, números de referencia, descriptivos de texto, etc. Además de la conciliación agrupada, para conciliar bloques de apuntes.

¿Qué porcentaje de partidas conciliamos en automático?

Si al final resulta que la mayoría de los apuntes se concilian manualmente, implica que seguimos destinando una parte importante de los recursos a realizar tareas manuales, aunque sea mediante de una aplicación informática…

Es importante llevar un seguimiento a través de indicadores de procesos que nos permitan:

1) Identificar rápidamente importes y antigüedad de las partidas pendientes de conciliar.
2) Que los saldos contables, bancarios y teóricos son correctos en todo momento.
3) Detectar desviaciones frente a unos porcentajes óptimos de conciliación automática (entre el 80% al 90% según los casos).

Conviene recordar que la codificación bancaria puede sufrir cambios debido a fusiones, incorporación de nuevos bancos, cambios en los procedimientos internos de contabilización, etc. por lo que habrá de realizar un seguimiento a los porcentajes automáticos, para no alejarnos de estos valores óptimos para ajustar o añadir criterios en caso de ser necesario.

Lo que perseguimos en última instancia con estas mejoras será:

1)  Identificar y corregir cualquier error contable o bancario de forma inmediata. Dado que podemos ir realizando conciliaciones periódicas a medida que se van registrando las operaciones, no será necesario esperar al cierre del mes para empezar a conciliar.

2) Tener los registros contables de bancos actualizados, de forma que las cuentas reflejen la imagen fiel de la empresa.

3) Obtener nuestros documentos de conciliación o arqueos en muy poco tiempo y con las mínimas partidas conciliatorias, una vez realizado el cierre contable de cada periodo.


En definitiva, ser más eficientes en la ejecución de tareas administrativas, empleando mucho menos tiempo y liberando recursos hacía otras tareas propias del área con un mayor componente de gestión y valor añadido.

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