lunes, 26 de enero de 2015

¿Podemos unificar los procesos para obtener la Posición Contable y de Tesorería?

Juan Luis Blat
Gerente Consultoría TAyA

¿Nos puede interesar ejecutar simultáneamente ambos procesos?. ¿Que mejoras puede suponer este Sistema frente a otras alternativas tradicionales?.


Vamos a analizar los factores a tener en cuenta para aplicar una CONCILIACION UNICA (CU) en la obtención de la Posición Contable (obtención de los documentos de conciliación bancarios o arqueos de caja) y la Posición Diaria de Tesorería. 

Normalmente, las tareas para ejecutar ambos procesos se abordan de manera independiente en los Sistemas de Gestión de Tesorería (SGT), donde usuarios diferentes las llevan a cabo cuando se trata de empresas u organizaciones de mayor tamaño, o incluso mismos usuarios, cuando se trata de organizaciones más ajustadas en estructura:

  1. En la Posición Contable, se integran periódicamente los movimientos bancarios y documentos contables para ir realizando las correspondientes conciliaciones bancarias. Como resultado se obtienen los documentos de conciliación ( arqueos de caja) donde se presentan los saldos bancarios y contables a una fecha, así como los apuntes en contabilidad pendientes de registrar por parte del banco y los apuntes bancarios pendientes de registro en la contabilidad. Con carácter generalizado se obtienen a final de cada mes.
  2. En la Posición de Tesorería, el responsable de obtener la posición diaria integra los movimientos bancarios y las estimaciones / previsiones. A través de la conciliación de estos movimientos se va obteniendo la posición de tesorería realizada y previsional.

Mediante los sistemas tradicionales, podemos alcanzar los objetivos de gestión para ambos procesos de forma más o menos eficiente, pero en cualquier caso podemos estar incurriendo en una serie de duplicidades en algunas tareas:

  • Duplicidad en la integración de extractos (Norma 43, MT940, etc.) cuando la integración no es común para los dos procesos.
  • Duplicidad de interfaces y procedimientos de exportación desde el sistema contable o ERP al SGT: una para los movimientos o documentos contables y otra para los movimientos previsionales.
  • Duplicidad en las propias tareas de conciliación: la que realizan los usuarios para para la obtención los documentos de conciliación y la que realizan los encargados de obtener la posición diaria de tesorería.

¿Cómo conseguimos unificar ambos procesos?. Para lograr esta unificación necesitamos básicamente y de forma muy resumida:
  1. Identificar aquellos movimientos que van a ser objeto de conciliarse de forma única. No tienen que ser necesariamente todas las operaciones, dependerá de la casuística de la empresa/administración.
  2. Ajustar los procedimientos de contabilización de forma que los documentos contables puedan integrarse como previsiones en el SGT y las operaciones previsionales o con origen en la información bancaria se contabilicen automáticamente desde el SGT.
  3. El SGT debe contemplar esta funcionalidad de Conciliación Única (CU). Cuando se concilian los movimientos en alguna de las dos posiciones, automáticamente queda conciliado en la otra. Es decir solo conciliaremos una vez las operaciones contables o previsionales con los movimientos de bancos.

Podemos ver cómo opera el Sistema de Conciliación Única (CU) con un par de ejemplos  (no obstante el procedimiento para un mismo tipo de operación variará según criterio contable adoptado en cada empresa u organismo):

  • Los pagos por transferencias pueden quedar registrados como documento contable desde el momento de la emisión, a medida que en la Posición de Tesorería se van conciliando con los movimientos bancarios estos quedan también conciliados en la Posición Contable:  Conciliación Única.
  • Pagos por cheque/pagaré u otro tipo de operaciones previsionales que se integran como previsiones en la Posición de Tesorería. En el momento que se concilian con el movimiento bancario se contabilizan automáticamente en el ERP desde el SGT. Cuando estos documentos se incorporan a la Posición Contable ya no se tienen que volver a conciliar al estar identificados como conciliados en la Posición de Tesorería: Conciliación Única.

¿Qué eficiencias obtenemos frente a los sistemas tradicionales?
  1. Unifica la entrada de la información bancaria para las dos posiciones.
  2. Simplifica el procedimiento de integración al requerir una única interface para movimientos previsionales y contables. Se minimizan errores en las exportaciones y mantenimiento de las interfaces.
  3. Existe un intercambio de información continuo entre contabilidad y tesorería.  Los movimientos contables se integran como previsiones. Las estimaciones y las previsiones no contables conciliadas se contabilizan desde el SGT.
  4. Se reducen los plazos en la obtención de los documentos de conciliación o arqueos de caja. Se obtiene un mayor control y se anticipa la detección/corrección de errores contables y bancarios.
  5. Si los movimientos contables llevan asociado el concepto analítico o presupuestario, a través del seguimiento de la Posición Realizada, podremos analizar las desviaciones frente al Presupuesto de Tesorería.
  6. Puede suponer una mejor asignación de los recursos internos como resultado de ejecutar ambos procesos de forma unificada.
Como conclusión, la adaptación o implantación de este sistema dependerá de una serie de factores administrativos y organizativos que pueden variar de una empresa a otra, siendo los ahorros importantes en determinados casos por lo que es recomendable su análisis a la hora de abordar cualquier mejora de estos procesos en el área de tesorería y financiera.

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