Procesos de conciliación: identificación de criterios.

Articulo ofrecido por TAyA


Por todos es conocido el trabajo que ocasiona para las empresas el tener que estar punteando partida a partida las cuentas bancarias y los extractos bancarios.

Sin embargo, desde la aparición del software especializado de gestión de tesorería, podemos ahorrar una gran cantidad de tiempo en esta ardua tarea con el simple hecho de apretar un botón y lanzar un proceso.

Estos sistemas están preparados para cruzar las partidas pendientes de conciliar con los extractos bancarios, y obtener unos porcentajes de éxito que rondan el 75%.

Esto significa que con el mero hecho de utilizar un software, nuestra carga de trabajo se reduce considerablemente, pudiendo dedicar nuestro tiempo a investigar las partidas que no se han cruzado en automático, y que normalmente llevarán asociada una labor de investigación.

Para quien no conozca estos sistemas, se le pasarán por la cabeza multitud de preguntas relativas a cómo un programa informático es capaz de realizar este trabajo sin equivocarse, pues partidas del mismo importe en todas las empresas existen, y sin embargo tienen que estar bien conciliadas.

Como respuesta a estas personas, podemos afirmar que un programa de este estilo necesita una parametrización rigurosa. Todo el éxito de una buena conciliación en automático reside en esta parametrización.

En estos software vamos a poder introducir todos los caracteres que vienen detallados en la Norma 43 (ficheros de extractos electrónicos), junto con una definición de tolerancias que pueda evitarnos pequeñas diferencias motivadas en redondeos (por ejemplo en moneda extranjera)

Cabe destacar que si introducimos criterios de conciliación muy estrictos, corremos el riesgo de que la conciliación automática no logre satisfacer nuestras expectativas, lo que provocaría una importante carga de trabajo a realizar de forma manual.

Si por el contrario, no introducimos un mínimo de criterios a la hora de conciliar, corremos el riesgo contrario, es decir, que el sistema de conciliación en automático concilie demasiadas partidas y que resulten erróneas. Esto, en un principio nos provocaría una alegría al ver que no nos quedan partidas importantes por conciliar. Sin embargo, cuando nos detengamos a investigar las partidas conciliadas podremos encontrar un número elevado de ellas que se hayan conciliado erróneamente y que por lo tanto tengamos que revivir, con la consiguiente carga de trabajo que ello conlleva.

Resumiendo, el usuario debe buscar el equilibrio entre criterios de conciliación y el volumen de partidas que desea conciliar. Ahora bien, es importante cerciorarse de que las partidas que se están cruzando en automático son correctas y que no tendremos ningún problema en el futuro.

 

La conciliación bancaria es una actividad esencial en la gestión diaria de la tesorería, y resulta esencial para conseguir dos objetivos fundamentales:

 

·         Controlar las condiciones aplicadas por las entidades financieras a nuestras operaciones.

·         Actualizar la posición de tesorería con el in de gestionar adecuadamente la liquidez y situar los fondos en el lugar y en el momento en que son necesarios. 

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TAyA