¿Que es el cierre de la posición de extractos?. El primer paso para la correcta gestión de la tesorería.

TAyA - Cierre Posición Extractos

La información necesaria para gestionar la posición diaria de tesorería se va completando a través de un sistema de agregación, se parte de los elementos más relevantes y ciertos para posteriormente ir ajustando la información en función de las previsiones y estimaciones que dispone el tesorero para los diferentes plazos. 

A modo de cimientos, el control y seguimiento de la posición de tesorería debe estar asentado en una ejecución óptima del proceso que se encarga del tratamiento y gestión de la información bancaria y cuyo resultado queda reflejado en el Cierre de Posición de Extractos.

¿Qué es el Cierre de Posición de Extractos?

Se trata de disponer, cada día, lo antes posible y con la mayor fiabilidad, del detalle de los saldos y operaciones bancarias de la organización, con la finalidad de:

1. Tomar decisiones con los saldos existentes, ya sean de inversión, financiación o equilibrado de cuentas, lo cual nos permitirá optimizar los recursos financieros y los costes asociados.
2. Verificar que los movimientos de ingreso o gasto previsto se han confirmado. Hecho que podrá desencadenar otros procesos de la propia organización pendientes de un pago o un abono concreto.

TAyA - Sistema Gestión Tesorería.

La solución de tesorería (SGT) debe contemplar toda una serie de tareas y utilidades que permitan:

1. La obtención de los saldos de forma automatizada y desasistida.
2. Garantizar la correcta aplicación de los mecanismos de control establecidos por el tesorero en dicho proceso.
3. Consulta del histórico de cierres realizados para la justificación y análisis de las decisiones tomadas.

Entre los controles más destacados, tendremos que contemplar:

• Establecer mecanismos de control por formato bancario: La información de los extractos se presenta en ficheros estandarizados en distintos formatos dependiendo del sistema de comunicación bancaria y del banco que envíe la información. La herramienta deberá contar con la posibilidad de leer los distintos formatos bancarios, así como realizar controles de coherencia de acuerdo a cada uno de ellos, con el fin de garantizar la integridad de la información, no sólo de la estructura, sino de la secuencia correcta de los extractos diarios, avisando si los saldos o fechas no coinciden de un fichero a otro.

• Establecer mecanismos de control por cuenta bancaria: no todas las cuentas tienen la misma relevancia para la organización. Hay cuentas donde tiene lugar el 80% de los movimientos y es imprescindible realizar el cierre contando con dicha cuenta cada día, pero otras cuentas que apenas tienen movimientos, o éstos son en un momento concreto del mes o del año, no requieren un control tan rígido en el día a día y no deben parar el proceso de Cierre de Posición.

• Establecer mecanismos de control con el propio sistema:

• Que las cuentas existan o no en el sistema: una cuenta que no se haya dado de alta en el sistema puede ser por múltiples razones, como por ejemplo que ya esté cancelada y el banco continúa enviándola en el fichero. También dar de alta una cuenta puede conllevar la participación de ésta en procesos posteriores como la conciliación bancaria o la contabilización, de tal forma que dicho control llega a tener su importancia.

• Que la divisa exista o no en el sistema: definir la divisa asociada a la cuenta permitirá disponer de un Cierre de Posición en distintas divisas, permitirá tratamientos posteriores de gestión del riesgo de cambio o de contabilización de operaciones.

• Que los usuarios que han ejecutado y analizado la información son usuarios aptos para ello: mediante una gestión de roles de usuario concreta y opciones de seguimiento y trazabilidad de toda la información.

• Que se garantice que los tiempos empleados en el proceso de Cierre de Posición son tiempos optimizados cada día: disponiendo de indicadores de control y seguimiento de cada proceso.

Una vez que se dispone del Cierre de Posición de acuerdo a los requerimientos del tesorero de la organización, en el tiempo adecuado y presentación personalizada según las necesidades de la misma, la solución deberá contar con herramientas de análisis de la información disponible.

Para este análisis se debe contar con informes que podemos resumir en tres tipos:

• Informes para la gestión de las incidencias: debe ser posible disponer de alguna funcionalidad que permita corregir incidencias detectadas en el proceso de Extractos para disponer de extractos correctos que entren a formar parte del Cierre de Posición. Para ello no sólo debe contar con un Informe de Proceso que muestre el log de lo que ha ocurrido a lo largo del mismo, sino que se deben poder gestionar aquellos extractos que hayan resultado rechazados por alguna razón.

• Informes para el análisis de la información, permitiendo:

• Analizar el reparto del negocio bancario por tipología de operaciones: para ello deberá ser capaz de entender y homogeneizar los códigos que envían las entidades para identificar cada operativa, o en su defecto, mediante la conversión de textos o descripciones concretas establecer equivalencias que permitan dicho análisis.

• Analizar la evolución de los saldos por cuentas, entidades financieras, empresas, agrupaciones, etc. Tanto numérica como gráficamente.

TAyA - Sistema Gestión Tesorería.

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• Informes para la búsqueda de datos: permitiendo mediante filtros realizar búsquedas complejas combinando parámetros, importes, códigos de operaciones, etc.

Por último, toda esta información que ha sido tratada, analizada, codificada y con un mayor valor añadido ¿Puede dar servicio a otras áreas?. La solución tiene que permitir:

• Exportar extractos completos a otros procesos de la organización como por ejemplo la Conciliación contable, la Gestión de la Planificación o la Tesorería.

• Exportar movimientos concretos para la Contabilización en cualquier ERP o para el análisis por parte de otros departamentos como el área de Clientes.

Como conclusión, podemos decir que el Cierre de la Posición de extractos es el primer gran objetivo que todo Departamento de Tesorería tiene que tener resuelto para disponer de información de calidad en la que basar la toma de decisiones. 
Con el Cierre de la Posición de Extractos correctamente implementado, tendremos un importante camino recorrido en la automatización y optimización de otros procesos que tienen lugar en el ámbito de la tesorería y que están vinculados a la gestión de la información bancaria como la gestión previsional o el control y seguimiento presupuestario.

Articulo elaborado por: TAyA.Tesorería, Análisis y Aplicaciones, s.a
(Empresa de referencia en el desarrollo e implantación de Sistemas de Tesorería en Empresas y AA.PP.).

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